Backup vs. Archivierung
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Eine Cyberattacke oder ein verschütteter Kaffee. Obwohl die beiden Vorfälle meilenweit voneinander entfernt liegen, können die Auswirkungen auf das Unternehmen fast die gleichen sein: Der Verlust von Daten. Im digitalen Zeitalter haben Daten eine unfassbar wichtige Bedeutung. Sie sind essentiell, um dem Tagesprozess im Unternehmen nachzugehen, Kunden zu kontaktieren, Rechnungen zu bezahlen, … Datenverlust bedeutet, den Geschäftsprozess unterbrechen oder gar aufgeben zu müssen, viel Geld für die Wiederbeschaffung zu verlieren, was bis zum Ruin mancher kleiner- mittelständischer Unternehmen führen kann. Diesen Gefahren sollte jedes Unternehmen mit regelmäßigen Backups und Archivierungen vorbeugen. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem Backup und der Archivierung?
Was ist ein Backup?
Bei einem Backup handelt es sich um eine Datensicherung anhand einer Sicherheitskopie. Sicherheitskopien sind von enormer Bedeutung für Privatpersonen als auch Unternehmen. Die Wichtigkeit beruht auf folgenden Gründen:
Ausfallsicherheit: Sollten Ihre Server ausfallen, oder Sie andere technische Probleme haben, weswegen Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen können, kann Ihre Sicherheitskopie dafür sorgen, dass Ihr Geschäftsprozess weiter laufen kann und Sie somit Ihr finanzielles Verlustrisiko minimieren.
Schutz vor Ransomware-Angriffen: Der Digitalverband Bitkom stellte fest, dass 2020 und 2021 mindestens 88% der Unternehmen von Cyberattacken betroffen waren. Die Angreifer erpressen Ihre Opfer häufig um Millionenbeträge, um die Daten nicht zu veröffentlichen und den Unternehmern den key zur Entschlüsselung der Daten mitzuteilen. Auch wenn die Bedrohung des Daten-Leaks bestehen bleibt, ist das Unternehmen, durch ein gut ausgearbeitetes Backup-Konzept, zumindest auf die Entschlüsselung der Daten nicht angewiesen, um den Geschäftsprozess fortzuführen.
Insgesamt schützt sich ein Unternehmen durch ein ausgefeiltes Backup-Konzept also vor Risiken, die die Existenz gefährden können.
Für die kopierten Daten gibt es verschiedene Speichermedien, die offline (remote) oder online sein können.
Cloud Backup
In einer Cloud können die Daten online abgesichert werden, sodass verschiedene Personen an verschiedenen Orten auf diese Daten zurückgreifen können und die Daten vor physischen Vorfällen geschützt sind.
Vorteile des Cloud Backup:
- Zugriff jederzeit, von überall, von jeder authentifizierten Person
- Schutz vor physischem Schaden
Nachteile des Cloud Backup:
Gefahr des Datenverlustes bei Cyberangriffen wie Ransomware-Angriffen
Offline Backup
Offline können Daten auf verschiedenen Datenträgern gespeichert werden, wie z.B.:
- USB Stick
- Externe Festplatte
- Speicherkarten
- …
Dadurch ist der Zugriff nicht wie beim Cloud-Backup möglich, dafür bietet das Backup auf physischen Datenträgern die folgenden Vorteile.
Vorteil des Backups auf physischen Datenträgern
Schutz vor Cyberangriffen, da Hacker nur Online-Quellen hacken können und auf externe, physische Datenträger nicht zugreifen können
Nachteile des Backups auf physischen Datenträgern
- Es kann nicht jederzeit und von überall aus auf die Daten zugegriffen werden
- Es besteht die Gefahr, dass die Daten bei physischen Katastrophen verloren werden
Um sowohl auf physische als auch digitale Gefahren vorbereitet zu sein, sollte sowohl ein Backup auf einem physischen Datenträger, als auch ein Backup auf der Cloud existieren und regelmäßig aktualisiert werden.
Außerdem gibt es die folgenden verschiedenen Arten von Backups:
Backup-Arten
- Vollständiges Backup
- Differenzielles Backup (wird kaum noch genutzt)
- Inkrementelles Backup
Diese drei Backup-Arten erläutern wir auch ausführlich im Artikel „Warum ein Backup-Konzept unabdingbar für Ihre Datensicherheit ist“. Dort finden Sie auch generell weiterführende Informationen zum Thema Backup-Konzept.
Was ist Archivierung?
Teambesprechungen, sowie Kundengespräche werden geplant, Mitteilungen werden versandt, Anfragen werden verschickt und viel mehr. E-Mails sind nach wie vor die wichtigste Art der Kommunikation innerhalb des Unternehmens. Um sich vor einem E-Mail-Datenverlust zu schützen, ist die Archivierung unabdingbar.
Bei der Archivierung handelt es sich um die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung von Dateien. Anders als beim Backup, ist die Archivierung steuerlich relevanter Dokumente in diesem Zusammenhang eine gesetzliche Anforderung. Dazu zählen beispielsweise Jahresabschlüsse, Aufzeichnungen, Inventare usw. Grundsätzlich sollte alles archiviert werden.
Doch auch unabhängig von der gesetzlichen Vorschrift ist die Archivierung sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen durchaus sinnvoll, um wichtige Dokumente oder Gesprächsverläufe im Postfach nicht zu verlieren. Aufgrund der gesetzlichen Notwendigkeit sollte für die Archivierung ein Anbieter beauftragt werden, der mit Software-Anbietern wie Mailstore die Archivierung vollautomatisiert. Für das Unternehmen ist in diesem Zuge keine zusätzliche Soft- oder Hardware notwendig. Ihr Anbieter kümmert sich um das Management Ihres Archivs, um eine übersichtliche Struktur und Auffindbarkeit zu garantieren.
Da die meisten E-Mail-Postfächer täglich zehnfache neue E-Mails erreichen, ist eine Unterteilung zwischen archivierungspflichtigen und nicht archivierungspflichtigen E-Mails meist schwierig zu überblicken. Aus diesem Grund ist eine ganzheitliche Archivierung sinnvoll. In der Regel beträgt die Archivierungsdauer 10 Jahre und kann durch verschiedene Anbieter durchgeführt werden.
Gemeinsamkeiten von Backup und Archivierung
Sowohl beim Backup als auch bei der Archivierung geht es essentiell um die Datensicherung. Etabliert im Unternehmen sollten beide unbedingt sein, um das Unternehmen vor verschiedenen Gefahren zu schützen, sowie gesetzlichen Vorschriften nachzukommen. Sowohl auf das Backup als auch auf die Archivierung wird im Normalfall nicht im Alltag drauf zugegriffen, sondern erst bei Bedarf.
Unterschiede zwischen Backup und Archivierung
Während Backups meist nur in wie oben beschriebenen Notfällen eingesetzt werden, wird die Archivierung zur Dokumentation genutzt, um bei Bedarf auf die benötigten Dateien und Absprachen zuzugreifen. Es geht bei der Archivierung auch um ein besseres Dateienmanagement, um effektiver zu arbeiten. Die nicht benötigten Daten können im Archiv abgelegt werden, um so die Arbeitsumgebung übersichtlicher zu gestalten. Die im Backup gesicherten Daten dienen zur Vorbeugung vor etwaigen Datenverlusten.
Der Zweck eines Archivs liegt nicht darin, verlorene Daten wiederherzustellen, sondern in einer übersichtlichen Struktur von Dokumenten und Absprachen. Allein wegen der gesetzlichen Bestimmung ist die Übersichtlichkeit des Archivs wichtig, um der Pflicht zu entsprechen. Das Backup wiederum dient nur der Wiederherstellung verlorener Daten, um auf Gefahren vorbereitet zu sein.
Kurzum: Die Hauptaufgabe des Backups ist die Sicherheitsvorsorge, die Hauptaufgabe der Archivierung ist die Herstellung einer übersichtlichen Datenstruktur und der Erfüllung der gesetzlichen Vorschrift.
Fazit: Das sollten Sie sich zum Thema Backup vs. Archivierung merken
Obwohl Backups nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, sind sie für Unternehmen von immenser Wichtigkeit um Gefahren abzuwehren und sollten deswegen als unternehmerische Pflicht gesehen werden. Backups enthalten alle Firmendaten, die für den Geschäftsprozess essentiell sind. Bei Ausfall oder externen Übergriffen kann schnell wieder auf die abgesicherten Daten zurückgegriffen und der Geschäftsprozess vergleichbar schnell und kostengünstig wieder aufgenommen werden.
Dies bedeutet allerdings nicht, dass die Archivierung keine Rolle spielt. Auch sie ist lohnenswert und vor allem eine gesetzliche Anforderung, sodass von dieser sowieso nicht abgesehen werden darf.
Unsere Empfehlung: Trennen Sie Backups und Archivdaten klar voneinander, um ein strukturiertes Datenarchiv zu haben, da ansonsten viel Speicherplatz verbraucht wird. Auf diese Art und Weise sparen Sie nicht nur Zeit sondern auch Geld.
Quellen: